J’ai un fils de deux ans et demi qui fait ma fierté. Ce petit bonhomme m’émerveille jour après jour, et je m’émerveille autant à le regarder grandir que lui à découvrir des choses qui me semblent banales. Prenez l’exemple du brossage des dents : son habileté grandit avec la pratique, mais nous veillons à lui montrer la bonne manière. Ou du moins ce que nous pensons être bon pour lui, en accord avec nos principes, notre expérience, etc. L’hygiène s’apprend, s’acquiert dès le plus jeune âge — je ne vous ferai pas un cours sur le sujet.

Hygiène. Ensemble de principes, de pratiques individuelles ou collectives visant au maintien de la santé, au bon fonctionnement de l’organisme

Cet ensemble de principes, de pratiques individuelles ou collectives vise au maintien de la santé, au bon fonctionnement de l’organisme. Ne dit-on pas « Avoir une bonne hygiène de vie » ou « Avoir une bonne hygiène alimentaire » ? Mais ces réflexes s’acquièrent dans la sphère privée et constituent les fondations invisibles et implicites de nos organisations humaines. Écoles, collectivités, associations, entreprises, etc.

Cela m’amène au Self Management. Cette discipline, que l’on associe aux techniques de développement personnel, prend de plus en plus d’ampleur aujourd’hui. Son objectif ? Nous permettre, à travers des méthodes et des routines, de bien gérer un travail plus digitalisé que jamais.

J’assimile le Self Management à l’hygiène digitale. Savoir gérer ses tâches, ses emails, etc. Or, contrairement à l’hygiène personnelle, on apprend rarement à la maîtriser. Nos parents n’étaient pas là pour nous l’enseigner, l’école non plus. Au fil du temps, nous nous sommes conformés à ce que chacun pensait être bon pour lui, chacun affinant ses techniques de self-management, d’auto-organisation.

Le Self Management en entreprise doit s’acquérir. Personne ne vient vous dire comment faire. On vous abandonne devant une myriade d’outils et les astuces circulent comme des coutumes locales.

Mais à l’ère de la surcharge informationnelle et du stress digital, plusieurs éléments renforcent la nécessité d’une prise de conscience sur le sujet :

  • L’accélération constante du changement : tout va toujours plus vite. Chacun doit être toujours plus agile et absorber une quantité croissante de contenus, de tâches et autres « responsabilités ». Lisez et gardez bien en tête la phrase suivante et prenez du recul sur ce sujet, vous serez surpris par sa cruelle réalité — « votre boîte de réception est une liste de tâches que vous ne contrôlez pas ». Ce n’est pas le sujet de cet article, mais la problématique d’absorption de cette vélocité et de ce changement permanent cache aussi une incapacité des organisations et des méthodes de management à accompagner cet état de fait.
  • Des systèmes surchargés et inadaptés : Outlook n’est pas un bon logiciel de Self Management. Pourtant, 90% des entreprises doivent fonctionner avec ce seul logiciel, devenu un quasi-standard. Il est néanmoins inefficace pour deux tâches essentielles : organiser et chercher. En conséquence, la plupart des utilisateurs passent un temps énorme à trier leurs emails, à les archiver (quotas, hein ?) et passent encore plus de temps à rechercher des informations qu’ils pensaient avoir sous la main. Pire, Outlook n’est pas le seul système problématique — tout ou presque est concerné, la liste est très, très… très longue !
  • Des utilisateurs qui subissent tout : trop de changements rapides, des systèmes surchargés et inadaptés. Dans les deux cas, ce sont les employés qui trinquent. C’est alors qu’on se souvient du paradoxe de Robert Solow : « on voit des ordinateurs partout sauf dans les statistiques de productivité. »

Au moment où je vous parle, une règle prévaut encore en entreprise : « Un problème = un logiciel ». Tout cela nourrit le monstre digital et ne mène à rien. On surdéploie des systèmes que l’on sous-utilise. C’est coûteux à déployer, à maintenir et à faire adopter (quand cela arrive vraiment).

J’appelle à une véritable prise de conscience sur ce sujet. Faire plus avec moins. Ne pas écouter et accepter aveuglément toutes les demandes de vos utilisateurs — cela ne fait qu’ouvrir la porte au chaos total. Soyez les gardiens du temple, cessez de penser qu’une fois déployé, un logiciel se suffit à lui-même. Les actions d’accompagnement post-déploiement (principalement sur le long terme) sont les plus importantes et les moins courantes en entreprise. Mesurez et écoutez la satisfaction dans le temps. Partez du principe qu’un employé est aussi important, sinon plus, qu’un client et optez pour une véritable symétrie digitale. Osez vous pencher sur la question du Self Management — vous serez surpris de constater qu’en comprenant mieux les pratiques de vos utilisateurs, vous en apprendrez davantage sur votre système d’information que toute la matière technique dans laquelle vous êtes noyés depuis des années.